Facturation LIMS : gestion des clients et des paiements

Un ERP (Enterprise Resource Planning) gère les flux financiers, les ressources humaines, les achats et les stocks d’une entreprise. Tandis qu’un LIMS est spécifiquement conçu pour les processus de laboratoire. Mais les deux sont complémentaires et interfaçables via une API pour y transférer automatiquement les écritures comptables issues de la facturation.

Oui. Selon vos contrats et le profil de chaque client, vous pouvez choisir entre une facture générée dès qu’une demande d’analyse est clôturée ou une facturation groupée sur une période définie : hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Cette deuxième option est particulièrement utile pour les clients réguliers ou sous contrat cadre, qui préfèrent recevoir une facture unique récapitulative plutôt qu’une facture par demande. Le regroupement se fait automatiquement selon les règles que vous configurez par client.

Oui. Un laboratoire prestataire gère simultanément de nombreux clients, avec des tarifs négociés différents, des fréquences de facturation variables et des volumes d’analyses importants. AQ Manager prend en charge cette complexité grâce à la tarification par client, les devis sur-mesure, les relances automatiques, le suivi des encaissements et l’interface avec la comptabilité. Que vous réalisiez 50 ou 5 000 analyses par mois pour des clients externes, le module s’adapte à votre volume et à vos flux.

Oui. Une facture de laboratoire peut regrouper des prestations soumises à des régimes fiscaux différents (analyses, rapports, frais de gestion de dossier, frais de transport, etc.) qui n’ont pas toujours le même taux de TVA applicable. Notre outil LIMS gère cette configuration par ligne de facturation, ce qui garantit des factures fiscalement correctes sans intervention manuelle sur chaque ligne.

AQ Manager couvre l’ensemble des processus d’un laboratoire prestataire, du workflow vente jusqu’au suivi des paiements :

• Devis, commandes et facturation clients avec suivi des paiements et relances automatiques
• Gestion des demandes d’essais internes et externes
• Planification des équipements, des appareils et du personnel
• Échantillothèque — suivi et traçabilité de tous vos échantillons
• Saisie des résultats, non-conformités et audit trail complet
• Génération et envoi automatique des bulletins d’analyse, certificats de conformité et rapports d’essai par email
• Métrologie et maintenance de vos appareils de laboratoire
• Gestion des stocks de consommables et des achats fournisseurs
• Cahier de laboratoire électronique (ELN) pour les secteurs qui en ont besoin
• Tableaux de bord dynamiques et indicateurs de performance
• Application mobile pour accéder aux données terrain en temps réel
• Conformité ISO 17025, BPL et COFRAC intégrée à chaque étape

Et bien plus encore.

Oui. AQ Manager dispose d’une application mobile dédiée, compatible avec les appareils iOS et Android. Elle permet aux techniciens et responsables de laboratoire d’accéder aux données terrain en temps réel : saisie des résultats, suivi des échantillons, consultation des workflows en cours et réception de notifications par e-mail. L’application est particulièrement utile dans les secteurs où les équipes se déplacent entre plusieurs sites ou interviennent directement en production. Elle garantit la même conformité et traçabilité que la version Full Web, sans rupture dans le flux de travail.

Chaque déploiement de projet LIMS s’accompagne d’un programme de formation adapté à vos équipes et à l’organisation de votre labo. Nos formateurs sont spécialisés dans les environnements de laboratoire depuis plus de 30 ans et vous aident à paramétrer la solution selon votre configuration, forment vos utilisateurs et restent disponibles après la mise en production via un support dédié.

Découvrez les 8 étapes clés pour une mise en place de votre logiciel LIMS